Kävimme aiemmin tällä viikolla (hieman reilut puoli vuotta ennen hääpäivää) sunnittelupalaverissa pitopalvelu Huplin tiloissa Tapiolassa. Tapaamista edeltävänä iltana meillä oli sulhon kanssa oma "hääpalaveri", joita olemme pyrkineet pitämään tasaisin väliajoin. Palaveri ei siis meille tarkoita muuta sen ihmeellisempää kuin, että suljetaan puhelimet, tietokoneet ja telkkarit ja keskitytään hetkeksi juhlasuunnittelun äärelle kaikessa rauhassa. Koko paltsuidea on itseasiassa sulhon ajatus alunperinkin, erinomainen sellainen onkin. Mutta ollaan ajateltu, että näin saamme molemmat toteuttaa parhaiten itseämme, koska itse olen tällainen ultimaattinen HC-suunnittelija ja asioiden pohtija, kun taas sulho on suoraviivaisempi ja tykkää lyödä asioita lukkoon kertalaakista eikä jäädä punnitsemaan asioita liiaksi. :)
Omassa palaverissa päivitettiin ajatukset puolin ja toisin kaikista mahdollisista hääpaikkaan, tarjoiluihin ja koristeluihin liittyvistä asioista, sulho päivitti minut kaikista juomiin liittyvistä jutuista ja lisäksi tehtiin kysymyslista avoimista asioista, jotka haluaisimme palaverissa jo tässä vaiheessa selvittää. Ennakkoon valmistautuminen oli ihan jees, mutta ei välttämätöntä ollenkaan. Ainakin Huplin kanssa toiminta on niin rutinoitunutta (hyvässä mielessä) ja ammattimaista, että olisimme saaneet joka tapauksessa automaattisesti heiltä vastauksen melkein kaikkiin mieltämme askarruttaneisiin asioihin, vaikkemme olisi asioita juurikaan etukäteen pohtineet saatikka kaikkea osanneet kysyä.
Päättymätön checklist
Täytyy myöntää, että vaikka kuinka koittaa tehdä itselleen to do -listaa ja saada kokonaiskuvaa kaikesta hääjärjestelyyn liittyvästä, niin välillä on tuntunut, että asioita on vaan ihan liikaa, joita pitää muistaa ottaa huomioon. Ja mitä enemmän kaikkea ajattelee, sitä enemmän huomioitavia asioita hypähtelee mieleen. Siispä No stress! & Delegoi! Nuo sloganit aion pitää pitää kirkkaana mielessä. :)
Palaverissa hurahti kepeästi vajaat pari tuntia, jona aikana kävimme läpi koko joukon tärkeitä asioita: hääpäivän alustavan aikataulun, juhlatilaan ja pöytäjärjestykseen liittyvät asiat, kattausasiat (pöytäliinat, servetit, astiat jne.), tarjoiluun liittyvät jutut, juomien määrään ja hankintaan liittyvät asiat, tietysti menuvalinnat sekä muut mahdolliset kysymykset, joita oli mielessä. Saimme lopuksi myös kaavakkeen mukaan, jolla ilmoitamme viimeisetkin avoimet asiat, kuten lopullisen vierasmäärän, pitopalvelulle muutamaa viikkoa ennen hääpäivää. Huplin Sami oli erittäin asiantunteva ja ystävällinen ja oikein sydän keveni, kun tapaamisen jäljiltä jäi niin helpottunut ja luottavainen olo kaiken suhteen. He ottivat myös kaikki pyyntömme/toiveemme kivasti huomioon ja huojentunein mielin jätämmekin juhliemme yhden tärkeimmän osa-alueen heidän hoidettavakseen.
Palaverissa Huplin kanssa heräsi tarjoilupuoleen liittyen muutamia hyödyllisiä ja huomion arvoisia vinkkejä, joita ei välttämättä osaa tai tiedä itse ajatella/olla ajattelematta, jos ei ole hääjuhlia tai isomman kokoluokan pirskeitä aiemmin tullut järjestettyä. Niistä alla lisää.
- Hääpäivän alustavaa aikataulua ei tarvitse, ainakaan Huplin kanssa, välttämättä tehdä etukäteen ennen pitopalvelun kanssa tapaamista (kuten me teimme, tuli taas lievä Minä itse -olo :D). Me saimme Huplilta yhdessä täytetyn tarkan aikataulupohjan valmiina mukaamme, jonka perustella koko loppupäivän suunnittelu on helppo tehdä. Catering kuitenkin tietää parhaiten ruokailuun ja juhlan kulkuun liittyvän todellisen aikataulun, joten kaikki vihkimiset ja paikasta toiseen siirtymiset ynnä muut on helppo lisätä siihen jatkoksi myöhemmin. Välttäkäämme siis turhaa työtä!
- Hajua hääjuhlaan liittyvien juomien määrästä/laadusta/tarpeesta tms. ei tarvitse myöskään olla etukäteen. Vaikka ohjeistuksia on tietty helppo etsiskellä netistä etukäteenkin, saimme tarkat ohjeet oikeasta juoman määrästä meidän vierasmäärälle/menulle ja kävimme läpi myös hyvin tarkkaan keskimääräisen laadun ja määrän, mitä yksi vieras hääjuhlien aikana nautiskelee. Saimme mukaamme hyvältä kuulostavan booliohjeen ja menekkiarvion myös sille, joten näillä perustein on todella helppo laskea omien juhlien kokonaiskulutus juomapuolen osalta. Enää pitää valita vain, että mitä plaatuja haluaa tarjota. Meillä juomapuoli on kokonaan sulhasen harteilla, joten otaksun saavani kutsun Tallinnaan viininmaistajaisiin jonakin kauniina kesäisenä päivänä. ;)
- Pöytien järjestelyyn saimme myös kättä pidempää kirjallisen ohjeen muodossa. Ohjeessa on listattuna kaikki hääparin ja pääpöydän sekä buffet- ja juomapöytien sijoittamisesta aina vieraspöytien järjestykseen, pöytien väleihin sekä käytävien leveyteen asti. Ohjeen kera on hyvä mennä käymään vielä kerran juhlapaikalla ja mallata miten pöydät saa parhaiten asettumaan juhlatilaan juuri omalle vierasmäärälle, niin ei tarvitse sitten häiden aattona käyttää aikaa pöytäjärjestyksen pohtimiseen.
Lahjapöytä muuten kannattaa turvallisuussyistä sijoittaa ehdottomasti juhlasaliin, eikä esim. Laaksolaahden monitoimitalon tapauksessa takkahuoneeseen. Naureskelimme aluksi asialle, mutta sitä pohdittuamme aiomme ottaa kokeneen pitopalvelun vinkistä vaarin ja sijoittaa lahjapöydän juhlasalin puolelle, jossa on aina ihmisiä varmasti paikalla.
- Katselimme myös kuvia juhlapaikallamme olleista juhlista, joissa Hupli oli aiemmin ollut cateraamassa ja saimme erittäin hyviä vinkkejä siihen mikä juuri Laaksolahden monitoimitalolla on toimivaa ja mikä ei. Sen verran on pakko sanoa vinkkinä isojen (n. 100 henkeä) hääjuhlien järjestäjille monarilla, että tuo sata henkeä on kuulemma melkoisen maksimi, mikä juhlapaikalle fiksusti isompaan saliin mahtuu. Mutta se määrä siis mahtuu kyllä hyvin ja ainakin niissä kuvissa, joita näimme, pöydät oli asetettu viiteen pitkään riviin pituussuunnassa ovelta katsoen. Pöytärivit täyttivät koko juhlatilan, ja näin suuren vierasmäärän ollessa kyseessä ainoa vaihtoehto tanssilattialle ja bändin sijoitukselle on melkein se keittiön vieressä oleva syvennys. Eli buffetpöytä pitää vaan kerätä pois ruokailun jälkeen ja tehdä tilaa bändille ja tanssille. Tietysti bändin voi sijoittaa vaikka parvelle, mutta siinä on riskinä se, että bändi jää hiukan irralliseksi juhlaväestä ja taas tanssilattia on kovin kaukana bändistä. Meidän häissä vierasmäärä on n. 80 henkeä, joten vaihtoehtoja pöytien ja bändin sijoitukselle on hieman enemmän.
- Niinkin hassu ja yksinkertaiselta kuulostava asia kuin jääpalat käsiteltiin myös. :) Lokakuussa meidän häiden aikaan itsetehdytkin jäälohkareet säilyvät kuulemma hyvin vaikka tiiviisti pakatussa kylmälaukussa, mutta kesähäissä jääpolitiikkaa joutuu ehkä miettimään tarkemmin. Ajattelimme ennen palaveria, että noudamme jääpalat tölkkijuomien tarjoilusaaveihin tyyliin Mäkkäristä etukäteen, mutta ne ovatkin kuulemma nopeasti sulavia ns. sisältä onttoja jääpaloja, jotka eivät kestä kauhean kauaa kasassa. Tämä siis aiheuttaa kenties jonkin verran ohjelmaa tarjoilijoille, kun jääpaloja pitää lisäillä tarjoilusaaveihin illan aikana useampaan kertaan (plus saavin sisäosa pitää muistaa vuorata muovilla!).
Vaihtoehtoina on käydä kysymässä esim. Prismasta tai Citymarketista oikeita, umpijäisiä jääpaloja tai sitten tilata juhlapaikalle kuljetuksella kunnon jääpalat Suomen Jääpala Ky:stä. Jäiden kilohinta ei sinänsä päätä huimaa, mutta tietysti kuljetusmaksu tulee päälle. Mutta jos puhutaan muutamasta kympistä ja sillä saa kunnon jääpalat juomapöytään, niin pitäisin sitä ihan mahdollisena vaihtoehtona myöskin. Ja tietysti kannattaa jäädyttää myös kotona valmiiksi esim. kakkuvuokiin isot jääköntit, jotka sulaa hitaammin boolissa. Könttejä voinee hyödyntää myös tölkkijuomien tarjoiluissa siten, että laittaa alle ison jään/jäät ja kaataa päälle pienempiä paloja, joita luulisi kuluvan vähemmän tässä tapauksessa.
- Ruokia tms. ei päästy maistelemaan tapaamisessa, mutta saatiin kyllä hyvin tarkasti tietää mitä raaka-aineita valitsemassamme menussa tultaisiin käyttämään. Meidän perheessä makeista valinnoista vastaa täydellä mandaatillani sulho, joka valitsi hääkakuksi perinteistä ja suklaista, kyllä herahti muuten vesi kielelle! Lopuksi saimme mukaan myös hääjuhlien muistilistan, jossa on vielä listattuna kaikki tarjoiluun liittyvä mahdollinen ja mahdoton, mikä pitää muistaa ottaa huomioon.
Pitopalvelumme kanssa yhteydenpito on aina sujunut mutkattomasti ja niin nytkin, kun palaveria seuraavana päivänä heräsi vielä muutamia tarkentavia kysymyksiä järjestelyihin liittyen. Vastaukset tuli viipymäti. Tästä jatketaan hyvällä mielellä suunnitelmia eteenpäin. :)
Kukat häihin
Tapasimme Huplin jälkeen samalla reissulla myös samoissa tiloissa cateringin kanssa työskentelevän floristi Heli Mikkosen, jonka kanssa päätimme alustavat linjat juhliemme kukkapuoleen. Tunnissa saatiin paljon suunnitelmia kasaan. Ajatukset hääkimppuun ja juhlapöytien koristeisiin oli suht selvänä mielessä ja Heli osasi niitä kivasti tarkentaa ja täsmentää. Häneltä tuli myös yksi kuningasidea buffetpöydän "centerpieceksi"; en malta odottaa, miltä se näyttää valmiina. :)
Saimme myös alustavan budjetin kukille ja sen pohjalta annoimme ehdottomaksi hintakatoksi kukille 500 euroa. Lopullisen hinnan määrää tietysti mm. saatavilla oleva valikoima sekä kukkien koko ja määrä, paljonko kukkia esim. vieraiden pöytiin tulee. Kukkien valinnat noudattavat tietysti syysteemaa värien osalta, mutta laadun osalta mennään pitkälti ruusulinjalla. Ruusu oli meille molemmille jotenkin vahvasti juhliin ja tietysti etenkin romanttisiin hääjuhliin liittyvä valinta. Ajattelin käydä kyllä vielä täsmentämässä hänen kanssaan valintoja loppukesästä, mutta alla kukkalaitokset, jotka olisi meille nyt ainakin tulossa. Periaatteena se, että kaikki ne on huomiotu, joilla on joku erityinen tehtävä juhlissa. (pl. anoppien vieheet, jotka haluamme heille, koska he ovat muuten vaan erityisiä <3)
- Morsiuskimppu
- Heittokimppu
- Miesten vieheet (sulhaselle, bestmanille, kolmelle sulhaspojalle ja morsiamen isälle)
- Anoppien vieheet (Heille tulee muiden tyyliin sopiva, mutta juhla-asun värivalinnasta riippumaton viehe.)
- Kaasojen rannekukat 3 kpl
- Morsiustyttöjen pikkukimput 2 kpl (Ajattelimme heillekin aluksi rannekukkaa, mutta se kuulemma kutittaa/voi painaa ranteessa, niin nuorimman morsiustyttömme ollessa häiden aikaan n. 2,5-vuotias päädyimme kuitenkin pikkuiseen kimppuun, joka sitten kestää matkassa mukana päivän ajan tai sitten ei :D)
- Buffet-pöydän asetelma
- Buffet pöydän somistus ja hääkakun koristelu kukin
- Vieraiden pöytien kukat
Huh, puuh ja lääh! Tämä pari oli kyllä melkoisen uupunut kolmen tunnin palaveeraussetin jälkeen, mutta päästiin silti kiitettävästi eteenpäin asioissa ja saatiin onneksi omalta to do -listalta taas muutama juttu ruksittua yli.
Millaisia kokemuksia teillä muilla on suunnittelupalavereista? Onko kellään kokemusta Huplinkin tarjoamasta puhelinpalaverimahdollisuudesta? Millaisiin kukkavalintoihin olette muut päätyneet?
Kivaa viikonloppua!
Annamaikku
P.S. Aiempia postauksiani aiheeseen liittyen:
Laaksolahden monitoimitalon esittely
Pohdintaa cateringin valinnasta pk-seudulla ja miksi päädyimme juuri Hupliin
