Kuuden kuukauden odotus

Tänään kesken työpäivän se iski: meidän häihinhän on tänään tasan kuusi kuukautta aikaa!
Siis kuusi kuukautta! Niin vähän... Tai siis, toisaalta niin paljon. :)

Tämä mielessäni ajattelin kertaa tallentaa muistiin ihan alkuvaiheiden ajatuksiamme häiden suuntaviivoista ja kirjoittaa aiheeseen läheisesti liittyvästä asiasta, nimittäin siitä, mitä tärkeitä valintoja ollaan hääsuunnittelun osalta saatu aikaan tähän "merkkipaaluun" mennessä. Ja itseasiassa jo hyvissä ajoin ennen sitä.

Mitä, missä, milloin, miten?

Kuolematon lause yhdestä Häät sulhasen tapaan -jaksosta kiteyttää alkuaikojen ajatukseni: "Mistä nämä kaikki löytyy?" Omien hääjuhlien suunnittelussa kävi aika nopeasti selväksi, että vain muutama pääjuttu oli niitä, joiden kanssa pitää olla todella hyvissä ajoin liikkeellä. Suurin osa muistilistan kohdista on onneksi niitä, joita voi miettiä vaikka vielä kuukautta tai kahtakin ennen häitä. Mutta toki kaikki riippuu siitä, kuinka nopealla aikataululla häät halutaan pitää, missä ne halutaan pitää ja halutaanko juuri joihinkin tiettyihin asioihin panostaa vai mennäänkö sillä mitä on milloinkin saatavilla.

Itse olen ollut siitä onnellisessa asemassa, että meillä on ollut ja on lopulta todella hyvin aikaa kaiken suunnitteluun. Menimme kihloihin elokuun lopulla 2012 ja aika pian sen jälkeen päätettiin, että seuraavana vuonna juhlittaisiin jo häitä. Itse näin hääjuhlia ensi kertaa järjestävänä ajattelin, että yli vuosihan on ruhtinaallinen aika, siinähän ehtisi järjestää vaikka viidet häät. Mutta itseasiassa, se yllätti kuitenkin tavallaan, kuinka hyvissä ajoin sitä joutuu varauksia ja päätöksiä alkaa tekemään, jos haluaa saada haluamansa. Ja minähän halusin. :)

Seitsemän pukkia

Me lähdettiin liikkeelle prioriteettilistasta: mihin häissämme haluaisimme panostaa ja missä taasen voisi pihistää. Kaksi ensimmäistä tärkeää pohdinnan alla ollutta asiaa olivat ajankohta ja se, minkätyyppiset häät tulisivat olemaan. Toki iso-B, eli budjettisuunnittelu on myös tärkeä muistaa, ainakin meille. Kaikki nuo kolme ovat kuitenkin jollain lailla riippuvaisia toisistaan. Molempien mielestä kesähäät olisivat olleet perinteiset, mutta kaksi kesään liittyvää asiaa tökki jotenkin mielissämme: mahdollinen liian kuuma ilma (hääjuhlien kannalta) ja ihmisten kesälomakausi. Toki budjetti huomioiden kesän ollessa hääjuhlien peak-season myös hinnat ovat sesongin mukaiset. Se siis sivuutettiin suosiolla. Perinteistä se kuitenkin saisi olla, mutta meidän näköisellä twistillä.

Törmättyä ihanaan juhlapaikkaamme ja tiedusteltuamme vapaita viikonloppuja, saimme päivämme varattua ensimmäiselle mahdolliselle kesälomakauden jälkeiselle lauantaille. Niinpä ajankohta saatiin päätettyä, kuin vahingossa. Itse syksyn suurena rakastajana hihkuin tietysti mielessäni ja jollain tasolla olen haaveillutkin joskus värikkäistä syyshäistä. No nytpä ne on sitten toteutumassa. <3

Photo Sini Pennanen / http://www.vantaanseurakunnat.fi/fi/kirkot/kirkot/pyhan-laurin-kirkko

Ajankohdan, juhlien tyylin ja juhlapaikan ollessa CHECK, tuli mietintämyssyyn itse vihkiminen. Kyselyikä iski taas. Kirkkohäät oli kuitenkin molemmilla toiveissa, ja itseasiassa kivikirkkohäät, tai oikeastaan harmaakivikirkkohäät. :D Eli mahdollisimman vanhaa ja keskiaikaista siis etsimään, joka sijaitsisi myös kohtalaisen matkan päässä juhlapaikalta. Nopealla googlettamisella löysimme unelmien kirkkomme: Pyhän Laurin kirkko Vantaalla. Keskiaikainen ja vanha, itseasiassa pk-seudun vanhin pystyssä oleva rakennus.

Kirkkomme on samalla myös yksi Suomen suosituimpia vihkikirkkoja, jonka todettuamme iski välitön epätoivo. Emme uskoneet saavamme kirkkoa, koska emme ole paikkakuntalaisia saati Tikkurilan seurakunnan jäseniä. Toisin kuitenkin kävi. Jollain onnen kantamoisella satuimme tekemään tutkimustyötä kirkoista juuri syyskuun ensimmäisellä viikolla. Tasan samalla siis, jonka kirkkomme nettivarauslomake sattui olemaan auki seuraavan kesän ja syksyn vihkiaikavaraustoiveiden osalta. Etumme oli se, että häiden ajankohta ei tulisi olemaan sesonkiaikaan. Niin todella saimme ajan ja myös juuri sen toivomamme kellonajan. Onnen myyrät!

CHECK-listalla pukin olivat kohdalleen saaneet ajankohdan, juhlien tyylin ja juhlapaikan lisäksi nyt myös kirkko. Tällöin elettiin ehkä sitä syyskuun toista viikkoa. Häihin siis edelleen reilusti yli vuosi aikaa.

Seuraavaksi mieleen tuli miehellä syöminen ja minulla valokuvaus. Catering-kilpailutusta siis seuravaaksi ja samalla valokuvaajan etsintää. Bloggaajakollegoideni suotuisella avustuksella ja meidät tyystin hurmanneen hääkuvagallerian perustella lähestyimme myös tulevaa hääkuvaajamme tarjouspyynnöllä syyskuun aikana. Ensimmäinen oli tällä kertaa Se Oikea. Saimme pikaisen vastauksen, joka kuulosti liian hyvältä kieltäytyäksemme siitä. Vahvistusta kehiin ja näin oli myös suuren päivämme dokumentaariselle kuvaukselle valittu mieluisa tekijä. Kirjoitan valokuvaajan valinnasta oman postauksen jossain vaiheessa, jolloin kerron myös kuka kuvaajamme on. CHECK ruualle ja CHECK fotoille siis.

Seuraavaksi häidemme ohjelma huomioiden oli oikeastaan enää yksi "kriittinen" hyvissä ajoin tehtävä valinta tehtävänä: bändi, pumppu, rytmikoneen soittaja, trubaduuri vai jousikvartetti? Bändi tietysti ja bile-sellainen taisi kuulua yhdestä suusta! Ei muuta kuin suosituksia kyselemään Facebookissa ja ystäväpiiriltä. Veljeni tuleva morsian itseasiassa tiesi hyvän joissain tuttavansa häissä soittaneen bändin, jonka saimme buukattua samalla syyskuun lopulla. Bändiasiaan on sittemmin tullut hieman muutoksia, mutta myös tästä haluan kirjoittaa oman postauksen, jossa esittelen bändimme ihanan solistin, joka sattuu olemaan myös työpäiviini iloa tuova kollegani. CHECK vielä bändillekin.

Näin se peruspaletti meille syntyi, kaikkeen tähän meni aikaa oikeastaan kuukauden verran. Nopeimmillaan näiden valintaan ei varmasti menisi kuin yksi viikonloppu jos sitäkään, mutta itse teimme aika paljon kilpailutusta, kartoitusta ja kyselyjä ja itse vietin lisäksi lukemattomia tunteja keskustelupalstoilla ja blogien syövereissä.

Siksi sitä haluaa ehkä itsekin antaa omista ajatuksistaan muille. Ettei kaikkien tarvitsisi välttämättä kääntää samoja kiviä. :)

Mutta nyt riittää liibalaaba tältä erää. Kuulin juuri nädän aivastavan ja lasiini kaadettavan kylmää sidukkaa. Siitä ja viikonlopusta siis nauttimaan, hop!

Huomenna on muuten huippukiva päivä luvassa, kun kaksi ihanista kaasoistani tulee meille askartelu-tyttöjen iltaan. Ohjelmassa hiukan vieraspöytien ja kutsujen askartelua, hyvää sapuskaa ja seuraa ja tietty myös lasilliset itse aiheelle, se on aina kippistelyn arvoinen. ;)

Cincin alkaneelle viikonlopulle!

<3 Annamaikku

P.S. Tuli vaan mieleen, että jos olette tallentaneet hienosti ja nykyaikaisesti KAIKKI hääsuunnitelmanne yhdelle muistitikulle ja yhteen Exceliin, niin ottakaa hyvät ihmiset varmuuskopioita tiedostoista ajoissa ja säännöllisesti. Varmaan ihan itsestäänselvyys monelle, mutta mulla kävi viime viikolla ohrasesti kaikessa innostuksessani, kun yritin päästä Master-Budjetti-Suunnittelu-Ideointi-Megathunder-tiedostooni käsiksi, niin se ei auennutkaan. Korruptoitunut se sanoi. Luojan kiitos olin ottanut yhden varmuuskopion kaksi kuukautta sitten siitä, että alkuperäinen budjetti ja kutsuvierassuunnitelmat edes säilyivät. Sikä on muka niin nokkela, mut sit ei kuitenkaan tarpeeksi. Mutta tästäkin opittiin. Nyt on kaikilla mahdollisilla laitteilla koko kansio kopioituna, että ei pitäisi tulla enää katoamisia. Knock knock!

More is more - Treffit cateringin kanssa

Niin se menee aika lomallakin liian livakkaan. Kova tavoite oli saada istua useampanakin päivänä rakkaan blogini äärellä, mutta kevättä kun pukkaa sekä ilmastossa että omassa rinnassa, niin pukkaa samalla sisustusvimmaa. Lomaviikolle kun ei ollut sen kummemmin reissuja tai muita tiedossa, niin huuma oli hyvä purkaa parvekkeen laittoon ja muiden kotijuttujen kevätkuntoon säätämiseen. Mutta näistä lisää hiukan myöhemmin, vaikka nyt lipsuvatkin hieman hääaiheesta sivuun. :)

Kävimme aiemmin tällä viikolla (hieman reilut puoli vuotta ennen hääpäivää) sunnittelupalaverissa pitopalvelu Huplin tiloissa Tapiolassa. Tapaamista edeltävänä iltana meillä oli sulhon kanssa oma "hääpalaveri", joita olemme pyrkineet pitämään tasaisin väliajoin. Palaveri ei siis meille tarkoita muuta sen ihmeellisempää kuin, että suljetaan puhelimet, tietokoneet ja telkkarit ja keskitytään hetkeksi juhlasuunnittelun äärelle kaikessa rauhassa. Koko paltsuidea on itseasiassa sulhon ajatus alunperinkin, erinomainen sellainen onkin. Mutta ollaan ajateltu, että näin saamme molemmat toteuttaa parhaiten itseämme, koska itse olen tällainen ultimaattinen HC-suunnittelija ja asioiden pohtija, kun taas sulho on suoraviivaisempi ja tykkää lyödä asioita lukkoon kertalaakista eikä jäädä punnitsemaan asioita liiaksi. :)

Omassa palaverissa päivitettiin ajatukset puolin ja toisin kaikista mahdollisista hääpaikkaan, tarjoiluihin ja koristeluihin liittyvistä asioista, sulho päivitti minut kaikista juomiin liittyvistä jutuista ja lisäksi tehtiin kysymyslista avoimista asioista, jotka haluaisimme palaverissa jo tässä vaiheessa selvittää. Ennakkoon valmistautuminen oli ihan jees, mutta ei välttämätöntä ollenkaan. Ainakin Huplin kanssa toiminta on niin rutinoitunutta (hyvässä mielessä) ja ammattimaista, että olisimme saaneet joka tapauksessa automaattisesti heiltä vastauksen melkein kaikkiin mieltämme askarruttaneisiin asioihin, vaikkemme olisi asioita juurikaan etukäteen pohtineet saatikka kaikkea osanneet kysyä.

Päättymätön checklist

Täytyy myöntää, että vaikka kuinka koittaa tehdä itselleen to do -listaa ja saada kokonaiskuvaa kaikesta hääjärjestelyyn liittyvästä, niin välillä on tuntunut, että asioita on vaan ihan liikaa, joita pitää muistaa ottaa huomioon. Ja mitä enemmän kaikkea ajattelee, sitä enemmän huomioitavia asioita hypähtelee mieleen. Siispä No stress! & Delegoi! Nuo sloganit aion pitää pitää kirkkaana mielessä. :)

Palaverissa hurahti kepeästi vajaat pari tuntia, jona aikana kävimme läpi koko joukon tärkeitä asioita: hääpäivän alustavan aikataulun, juhlatilaan ja pöytäjärjestykseen liittyvät asiat, kattausasiat (pöytäliinat, servetit, astiat jne.), tarjoiluun liittyvät jutut, juomien määrään ja hankintaan liittyvät asiat, tietysti menuvalinnat sekä muut mahdolliset kysymykset, joita oli mielessä. Saimme lopuksi myös kaavakkeen mukaan, jolla ilmoitamme viimeisetkin avoimet asiat, kuten lopullisen vierasmäärän, pitopalvelulle muutamaa viikkoa ennen hääpäivää. Huplin Sami oli erittäin asiantunteva ja ystävällinen ja oikein sydän keveni, kun tapaamisen jäljiltä jäi niin helpottunut ja luottavainen olo kaiken suhteen. He ottivat myös kaikki pyyntömme/toiveemme kivasti huomioon ja huojentunein mielin jätämmekin juhliemme yhden tärkeimmän osa-alueen heidän hoidettavakseen.

Palaverissa Huplin kanssa heräsi tarjoilupuoleen liittyen muutamia hyödyllisiä ja huomion arvoisia vinkkejä, joita ei välttämättä osaa tai tiedä itse ajatella/olla ajattelematta, jos ei ole hääjuhlia tai isomman kokoluokan pirskeitä aiemmin tullut järjestettyä. Niistä alla lisää.

• Hääpäivän alustavaa aikataulua ei tarvitse, ainakaan Huplin kanssa, välttämättä tehdä etukäteen ennen pitopalvelun kanssa tapaamista (kuten me teimme, tuli taas lievä Minä itse -olo :D). Me saimme Huplilta yhdessä täytetyn tarkan aikataulupohjan valmiina mukaamme, jonka perustella koko loppupäivän suunnittelu on helppo tehdä. Catering kuitenkin tietää parhaiten ruokailuun ja juhlan kulkuun liittyvän todellisen aikataulun, joten kaikki vihkimiset ja paikasta toiseen siirtymiset ynnä muut on helppo lisätä siihen jatkoksi myöhemmin. Välttäkäämme siis turhaa työtä!

• Hajua hääjuhlaan liittyvien juomien määrästä/laadusta/tarpeesta tms. ei tarvitse myöskään olla etukäteen. Vaikka ohjeistuksia on tietty helppo etsiskellä netistä etukäteenkin, saimme tarkat ohjeet oikeasta juoman määrästä meidän vierasmäärälle/menulle ja kävimme läpi myös hyvin tarkkaan keskimääräisen laadun ja määrän, mitä yksi vieras hääjuhlien aikana nautiskelee. Saimme mukaamme hyvältä kuulostavan booliohjeen ja menekkiarvion myös sille, joten näillä perustein on todella helppo laskea omien juhlien kokonaiskulutus juomapuolen osalta. Enää pitää valita vain, että mitä plaatuja haluaa tarjota. Meillä juomapuoli on kokonaan sulhasen harteilla, joten otaksun saavani kutsun Tallinnaan viininmaistajaisiin jonakin kauniina kesäisenä päivänä. ;)

• Pöytien järjestelyyn saimme myös kättä pidempää kirjallisen ohjeen muodossa. Ohjeessa on listattuna kaikki hääparin ja pääpöydän sekä buffet- ja juomapöytien sijoittamisesta aina vieraspöytien järjestykseen, pöytien väleihin sekä käytävien leveyteen asti. Ohjeen kera on hyvä mennä käymään vielä kerran juhlapaikalla ja mallata miten pöydät saa parhaiten asettumaan juhlatilaan juuri omalle vierasmäärälle, niin ei tarvitse sitten häiden aattona käyttää aikaa pöytäjärjestyksen pohtimiseen.
  
  Lahjapöytä muuten kannattaa turvallisuussyistä sijoittaa ehdottomasti juhlasaliin, eikä esim. Laaksolaahden monitoimitalon tapauksessa takkahuoneeseen. Naureskelimme aluksi asialle, mutta sitä pohdittuamme aiomme ottaa kokeneen pitopalvelun vinkistä vaarin ja sijoittaa lahjapöydän juhlasalin puolelle, jossa on aina ihmisiä varmasti paikalla.

• Katselimme myös kuvia juhlapaikallamme olleista juhlista, joissa Hupli oli aiemmin ollut cateraamassa ja saimme erittäin hyviä vinkkejä siihen mikä juuri Laaksolahden monitoimitalolla on toimivaa ja mikä ei. Sen verran on pakko sanoa vinkkinä isojen (n. 100 henkeä) hääjuhlien järjestäjille monarilla, että tuo sata henkeä on kuulemma melkoisen maksimi, mikä juhlapaikalle fiksusti isompaan saliin mahtuu. Mutta se määrä siis mahtuu kyllä hyvin ja ainakin niissä kuvissa, joita näimme, pöydät oli asetettu viiteen pitkään riviin pituussuunnassa ovelta katsoen. Pöytärivit täyttivät koko juhlatilan, ja näin suuren vierasmäärän ollessa kyseessä ainoa vaihtoehto tanssilattialle ja bändin sijoitukselle on melkein se keittiön vieressä oleva syvennys. Eli buffetpöytä pitää vaan kerätä pois ruokailun jälkeen ja tehdä tilaa bändille ja tanssille. Tietysti bändin voi sijoittaa vaikka parvelle, mutta siinä on riskinä se, että bändi jää hiukan irralliseksi juhlaväestä ja taas tanssilattia on kovin kaukana bändistä. Meidän häissä vierasmäärä on n. 80 henkeä, joten vaihtoehtoja pöytien ja bändin sijoitukselle on hieman enemmän.

• Niinkin hassu ja yksinkertaiselta kuulostava asia kuin jääpalat käsiteltiin myös. :) Lokakuussa meidän häiden aikaan itsetehdytkin jäälohkareet säilyvät kuulemma hyvin vaikka tiiviisti pakatussa kylmälaukussa, mutta kesähäissä jääpolitiikkaa joutuu ehkä miettimään tarkemmin. Ajattelimme ennen palaveria, että noudamme jääpalat tölkkijuomien tarjoilusaaveihin tyyliin Mäkkäristä etukäteen, mutta ne ovatkin kuulemma nopeasti sulavia ns. sisältä onttoja jääpaloja, jotka eivät kestä kauhean kauaa kasassa. Tämä siis aiheuttaa kenties jonkin verran ohjelmaa tarjoilijoille, kun jääpaloja pitää lisäillä tarjoilusaaveihin illan aikana useampaan kertaan (plus saavin sisäosa pitää muistaa vuorata muovilla!).
  
  Vaihtoehtoina on käydä kysymässä esim. Prismasta tai Citymarketista oikeita, umpijäisiä jääpaloja tai sitten tilata juhlapaikalle kuljetuksella kunnon jääpalat Suomen Jääpala Ky:stä. Jäiden kilohinta ei sinänsä päätä huimaa, mutta tietysti kuljetusmaksu tulee päälle. Mutta jos puhutaan muutamasta kympistä ja sillä saa kunnon jääpalat juomapöytään, niin pitäisin sitä ihan mahdollisena vaihtoehtona myöskin. Ja tietysti kannattaa jäädyttää myös kotona valmiiksi esim. kakkuvuokiin isot jääköntit, jotka sulaa hitaammin boolissa. Könttejä voinee hyödyntää myös tölkkijuomien tarjoiluissa siten, että laittaa alle ison jään/jäät ja kaataa päälle pienempiä paloja, joita luulisi kuluvan vähemmän tässä tapauksessa. 

• Ruokia tms. ei päästy maistelemaan tapaamisessa, mutta saatiin kyllä hyvin tarkasti tietää mitä raaka-aineita valitsemassamme menussa tultaisiin käyttämään. Meidän perheessä makeista valinnoista vastaa täydellä mandaatillani sulho, joka valitsi hääkakuksi perinteistä ja suklaista, kyllä herahti muuten vesi kielelle! Lopuksi saimme mukaan myös hääjuhlien muistilistan, jossa on vielä listattuna kaikki tarjoiluun liittyvä mahdollinen ja mahdoton, mikä pitää muistaa ottaa huomioon.

Pitopalvelumme kanssa yhteydenpito on aina sujunut mutkattomasti ja niin nytkin, kun palaveria seuraavana päivänä heräsi vielä muutamia tarkentavia kysymyksiä järjestelyihin liittyen. Vastaukset tuli viipymäti. Tästä jatketaan hyvällä mielellä suunnitelmia eteenpäin. :)

Kukat häihin

Tapasimme Huplin jälkeen samalla reissulla myös samoissa tiloissa cateringin kanssa työskentelevän floristi Heli Mikkosen, jonka kanssa päätimme alustavat linjat juhliemme kukkapuoleen. Tunnissa saatiin paljon suunnitelmia kasaan. Ajatukset hääkimppuun ja juhlapöytien koristeisiin oli suht selvänä mielessä ja Heli osasi niitä kivasti tarkentaa ja täsmentää. Häneltä tuli myös yksi kuningasidea buffetpöydän "centerpieceksi"; en malta odottaa, miltä se näyttää valmiina. :)

Saimme myös alustavan budjetin kukille ja sen pohjalta annoimme ehdottomaksi hintakatoksi kukille 500 euroa. Lopullisen hinnan määrää tietysti mm. saatavilla oleva valikoima sekä kukkien koko ja määrä, paljonko kukkia esim. vieraiden pöytiin tulee. Kukkien valinnat noudattavat tietysti syysteemaa värien osalta, mutta laadun osalta mennään pitkälti ruusulinjalla. Ruusu oli meille molemmille jotenkin vahvasti juhliin ja tietysti etenkin romanttisiin hääjuhliin liittyvä valinta. Ajattelin käydä kyllä vielä täsmentämässä hänen kanssaan valintoja loppukesästä, mutta alla kukkalaitokset, jotka olisi meille nyt ainakin tulossa. Periaatteena se, että kaikki ne on huomiotu, joilla on joku erityinen tehtävä juhlissa. (pl. anoppien vieheet, jotka haluamme heille, koska he ovat muuten vaan erityisiä <3)

• Morsiuskimppu
• Heittokimppu
• Miesten vieheet (sulhaselle, bestmanille, kolmelle sulhaspojalle ja morsiamen isälle)
• Anoppien vieheet (Heille tulee muiden tyyliin sopiva, mutta juhla-asun värivalinnasta riippumaton viehe.)
• Kaasojen rannekukat 3 kpl
• Morsiustyttöjen pikkukimput 2 kpl (Ajattelimme heillekin aluksi rannekukkaa, mutta se kuulemma kutittaa/voi painaa ranteessa, niin nuorimman morsiustyttömme ollessa häiden aikaan n. 2,5-vuotias päädyimme kuitenkin pikkuiseen kimppuun, joka sitten kestää matkassa mukana päivän ajan tai sitten ei :D)
• Buffet-pöydän asetelma
• Buffet pöydän somistus ja hääkakun koristelu kukin
• Vieraiden pöytien kukat

Huh, puuh ja lääh! Tämä pari oli kyllä melkoisen uupunut kolmen tunnin palaveeraussetin jälkeen, mutta päästiin silti kiitettävästi eteenpäin asioissa ja saatiin onneksi omalta to do -listalta taas muutama juttu ruksittua yli.

Millaisia kokemuksia teillä muilla on suunnittelupalavereista? Onko kellään kokemusta Huplinkin tarjoamasta puhelinpalaverimahdollisuudesta? Millaisiin kukkavalintoihin olette muut päätyneet?

Kivaa viikonloppua!

Annamaikku

P.S. Aiempia postauksiani aiheeseen liittyen:

Laaksolahden monitoimitalon esittely
Pohdintaa cateringin valinnasta pk-seudulla ja miksi päädyimme juuri Hupliin

Etsitään pitopalvelua, tositarkoituksella (pk-seutu)

Cateringin valinta häihin on omasta mielestäni ehdottomasti yksi juhlasuunnittelun tärkeimpiä asioita. Vaikka olemme itse jo oman pitopalvelumme valinneet aikapäiviä sitten, haluan koostaa ajatuksemme aiheesta myös blogiini muistoksi itselle ja toivottavasti avuksi myös jollekin asiaa vielä pohtivalle.

Liikkelle oli hyvä lähteä tässä, kuten monessa muussakin hääjärjestelyihin liittyvässä asiassa, kanssasisarieni (ja -veljieni) kokemuksista. Netistä löytyykin aika hyvin kommentteja hyvistä ja pidetyistä catering-yrityksistä pk-seudulla, mutta löytyy kommentteja myös huonoista kokemuksista.  Lisäksi kyselimme suosituksia lähipiiriltä, joita ei hirveän monia yllätykseksemme ollut. Mutta ne mitä oli, loplta vain vahvistivat valintaamme.

Tarjouspyyntörumba käyntiin

Aluksi lienee hyvä hahmotella, mitkä asiat pitopalvelun valinnassa on itselle kaikista tärkeimpiä: hyvä ruoka, ripeä palvelu, osaava tarjoilu, hyvät raaka-aineet, oma henkilökunta vs. vuokratyövoima, kokonaispalvelu, hinta jne. jne. Meidän ykköskriteerit olivat hyvä ruoka ja osaava henkilökunta. Ja jo alussa oli myös selvää, että meille tulisi buffet-ruokailu istuvan ruokailun sijaan.

Toinen asia, mikä on hyvä ottaa huomioon tarjoupyyntöjä vertaillessa on se, että moni pitopalvelu lähettää tarjouksensa sisältäen pelkästään ruoat ja mahdollisesti astiat sekä liinat. Tarjoilu on näissä hinnoiteltu erikseen, mikä tekee vertailusta sikäli hankalaa, että tarjoiluun vaikuttaa tietysti tarjoilijoiden määrä toteutuneen vierasmäärän mukaan sekä toteutuneet työtunnit, joista ei vuotta ennen ole vielä mitään hajua.

Kolmas asia, joka kannattaa ottaa huomioon on se, sisältyykö tarjoukseen astiat, liinat, servetit yms. tykötarpeisto, kuljetukset ja suunnittelupalaverit, joista voi helposti tulla lisähintaa laskuun.

Neljäs huomioitava asia on kattaus; saako ruuat olla esillä kaikki kerralla vai tuleeko tuplakatteet, eli ensin alkupalat ja sitten pääruoka (tai kenties usemmat katteet). Jälkimmäinen luonnollisesti maksaa enemmän.

Budjettiin pitää tietysti katsahtaa myös, sillä catering on häiden järjestelyn yksi suurimpia kulueriä. Itseasiassa meidän häissämme se on ylivoimaisesti suurin. Mutta, myyntialalla työskentelevältä mieheltäni olen tämän oppinut; jos haluaa hyvää ja halpaa, pitää ottaa kaksi eri palvelua. Niin todennäköisesti tässäkin asiassa. Silti, lähdimme pitopalvelu-metsälle kuitenkin hyvä hinta-laatusuhde mielessä.

Aikataulusta on helppo aloittaa. Aloitimme tarjouspyyntökierroksen syyskuun alussa 2012, heti kun hääpäivämme oli varmistunut. Siis reilusti yli vuosi ennen hääjuhlaamme. Lähetimme tarjouspyynnön buffet-ruokailusta seuraaviin paikkoihin, jotka suositusten perusteella vaikuttivat täyttävän kriteerimme:

•  Picantina pitopalvelu
• Vastasi tarjouspyyntöömme ripeästi seuraavana päivänä, mutta olivat jo ehtineet buukata koko juhlapäivämme täyteen. Ilmeisen suosittu pitopalvelu siis! Kannattaa olla heidän kanssaan todella ajoissa liikenteessä. Yli vuotta ennen ei välttämättä riitä, vaikka esimerkeiksi meidän häämme ei ole edes sesonkiaikaan.

• Annin Juhlapalvelu
• Annilta vastattiin myös heti seuraavana päivänä ja tarjouksessa oli todella monta eri menuvaihtoehtoa, joita voi myös muokata mieleisekseen.
• He tarjoavat asiakkaalle palvelua, jossa asiakas voi tehdä tilauksen alkoholijuomista Ruoholahden Alkoon. Kun tilaus on maksettu, Annin Juhlapalvelun kuljettaja noutaa juomat ja tuo ne juhlapaikalle.
• Kaikki suunnittelupalaverit sisältyvät hintaan, kun tilas toteutuu.
• Astiat, pitopöydän liinat ja servetit sisältyvät hintaan.
• Tarjoilukustannukset sekä pöytäliinat tulevat hintaan lisäksi.

• Ateriax Catering
• Ateriaxilta vastattiin myös nopeasti, kahden päivän kuluessa. He tarjosivat meille menua, joka noudatteli jokseenkin sitä tyyliä, mitä olimme heille tarjouspyynnössä ehdottaneet.
• Suunnittelupalaveri, servetit, astiat, pöytäliinat ja yksi edestakainen kuljetus pk-seudulla sisältyy hintaan.
• Ateriaxilla tarjoilukustannukset, kangasservetit (halutessaan) ja mahdolliset ylimääräiset kuljetukset tulevat hintaan lisäksi.
• Kaikkii lisätiedusteluihin vastattiin ripeästi ja ystävällisesti.
• Nettisivuilta huomasin, että Ateriax järjestää tasting-tilaisuuksia, joissa heidän tarjoamiaan häämenuja pääsee maistelemaan. Tällainen kannattaa hyödyntää ehdottomasti!

• Pitopalvelu Peten Pitoässät
• Pitoässiltä vastattiin tarjouspyyntöön kolmen päivän kuluessa.
• Kaikki yhteydenpito heidän kanssaan erittäin sujuvaa ja todella ystävällistä.
• Suunnittelupalaveri ja paperiservetit kuuluvat hintaan.
• Aluksi hinta ehdottamaamme menuun vaikutti todella edulliselta, mutta heillä ruuan hinnan päälle tulee melkein kaikki, eli astiat, pöytäliinat, henkilökunta ja kuljetukset.
• Kangasservetit maksaa erikseen.
• Somistusta tarjotaan erikseen sopimuksen mukaan.

• Pitopalvelu Hupli
• Huplilta palattiin tarjouspyyntöön heti seuraavana päivänä.
• Hupli tarjoaa catering-palvelua kokonaishinnalla, eli hintaan sisältyy tarjoilijoiden palkat, astiat, kuljetukset, pöytäliinat ja neuvottelut / suunnittelu.
• Yhteydenpito Huplin kanssa sujuvaa, pitkäpinnaista, nopeaa ja erittäin ystävällistä. (Koin bridezilla-hetken tarjouspyyntörumbassa :D ja kyselin hyvin pirkkutarkkoja asioita heiltä, mutta aina vastattiin ystävällisesti kaikkiin kysymyksiin.)
• Suosittelevat suunnittelpalaverin pitämista n. puoli vuotta ennen häitä
• Tarjoavat puhelinpalaverimahdollisuutta, jonka avulla pystyy halutessaan nipistämään hiukan kustannuksista
• Tekevät yhteistyötä floristi Heli Mikkosen kanssa, jonka kautta tilatut kukat tuodaan juhlapaikalle veloituksetta.

Ruokia emme käyneet maistelemassa missään ym. paikassa, joten omakohtaisesti ruoasta en voi sanoa mitään tässä vaiheessa.

Summasummarum

Kaikissa paikoissa oli hyviä ja joitain ei-niin-hyviäkin puolia, mutta viivan alle katsoessa päädyimme vertailun jälkeen Hupliin, koska heidän hinta-laatusuhteensa ainakin paperilla oli paras meille.

Heidän tarjouksensa oli selkein, palvelu asiantuntevaa, miellyttävää ja osaavaa, pyyntöihin reagoitiin hienosti, ruokaa on kehuttu ja sitä on sanottu olevan riittävästi, raaka-aineet ovat laadukkaita ja suomalaisia ja vakuutuimme myös tarjoiluhenkilökunnan osaamisesta. Juhlapaikkamme on tuttu Huplille jo entuudestaan, joten homman olettaisi kaikin puolin sujuvan kuin rasvattu. Kukkien saaminen heidän yhteistyökumppanin kautta vaikutti myös valintaamme. Plus se, että heillä on yli 35 vuoden kokemus alalta. Plusplus meidän läheiset ystävät suosittelivat heitä kylläkin vasta valintamme jälkeen. Ja Hupli oli itseasiassa ollut myös heidän häissään noin 10 vuotta sitten hoitamassa cateringin, mutta sitä emme vielä omassa valintavaiheessamme tienneet. :)

Huplin kanssa tapaamme muutaman viikon päästä suunnittelupalaverin merkeissä. Tapaamme myös heidän floristi-yhteistyökumppanin samalla reissulla. Saas nähdä saisimmeko tapaamisessa myös maistella heidän ruokiaan, toivottavasti.

Lupaan palata kommenttien kera uudestaan viimeistään kun häämme on vietetty. Odotukset on ainakin korkealla, katsotaan täyttyvätkö tai kenties jopa ylitetäänkö ne ensi syksynä. :)

Onkos kellään tuoreita kokemuksia Huplista? Tai muista yllämainituista pitopalveluista?

Rentouttavaa viikonloppua ja nautitaan alkaneesta keväästä (jos ei täysillä vielä ulkona niin ainakin sisällä)!



Kuva © Annamaikku

<3 Annamaikku